Horizon Power schafft eine zentrale Informationsquelle und steigert die Effizienz mit Planview

Mit einer Belegschaft, die über alle vier Regionen Westaustraliens verteilt ist, musste Horizon Power standardisierte Lebenszyklen für sein gesamtes Portfolio einführen. Gerade als das Führungsteam das Projekt absegnete, richtete die COVID-19-Pandemie ein großes Chaos und viel Schaden in Australien an und versetzte das gesamte Land, einschließlich Westaustralien, in einen Lockdown. Fast über Nacht wechselte das aus über 500 Mitarbeitern bestehende Team von Horizon Power vollständig zur Arbeit aus dem Homeoffice.

Durch die Nutzung der Projektportfoliomanagement-Lösung von Planview konnte Horizon Power eine zentrale Informationsquelle schaffen, um nicht miteinander vernetzte Tools zu konsolidieren, die Berichterstattung zu beschleunigen und bessere Einblicke in die Portfolioperformance zu erhalten. Mit Echtzeitdaten und einem zentralen Überblick können Teams mehr Zeit damit verbringen, Erkenntnisse zu gewinnen, strategische Empfehlungen zu geben und die Projektperformance schnell zu steigern.

Horizon Power ist ein großer Energiedienstleister, der Kunden auf 2,3 Millionen Quadratkilometern in Westaustralien versorgt. Das Unternehmen ist für die Bereitstellung von Energielösungen im größten geografischen Einzugsgebiet aller australischen Energieversorger verantwortlich. Horizon Power deckt nicht nur die gesamte Energieversorgungskette von der Erzeugung über die Verteilung bis hin zu Endabnehmerdiensten ab, sondern kümmert sich zudem allen voran um die regionalen Unternehmen und Gemeinden und setzt alles daran, seine Kunden sicher und zuverlässig mit Energie zu versorgen.

Anfang 2020 hatte Horizon Power gerade einen digitalen Identifikationsprozess abgeschlossen, um herauszufinden, welche Bereiche des Unternehmens digitalisiert werden könnten. Von allen Projekten, die für eine Transformation vorgesehen waren, hatte ihr Ansatz für das Projektportfoliomanagement höchste Priorität.

Gerade als das Führungsteam das Projekt absegnete, erreichte die COVID-19-Pandemie Australien und versetzte das gesamte Land, einschließlich Westaustralien, in einen Ausnahmezustand. Fast über Nacht wechselte das aus über 500 Mitarbeitern bestehende Team von Horizon Power vollständig zur Arbeit aus dem Homeoffice.

Da die Transformation bereits am Laufen war, wollte das Führungsteam die neu finanzierte Planview Lösung für das Projektportfoliomanagement so schnell es geht implementieren. Eine schnelle Remote-Implementierung war erforderlich, um eine zentrale Informationsquelle zu schaffen und die volle Kontrolle über die Datensätze zu erhalten und somit den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. „Obwohl wir aufgrund von COVID sehr unsichere Zeiten vor uns hatten und von unterschiedlichen Standorten aus arbeiteten, waren wir entschlossen, dieses Projekt innerhalb von 12 Wochen zu starten und umzusetzen“, erklärt Cate Bertram, Portfolio-Governance- und Performance-Managerin bei Horizon Power.

Um dies zu erreichen, entschied Horizon Power sich für die Hilfe von Planview – einem weltweit führenden und anerkannten Innovator im Bereich Portfoliomanagement- und Work-Management-Lösungen. Um die kurzen Durchlaufzeiten einzuhalten und die digitale Transformation zu beschleunigen, war es unerlässlich, auf ein globales Team von Mitarbeitern für technische Lösungen zurückzugreifen.

Mit einem hohen Maß an Transparenz für das Führungsteam nutzte Horizon Power den schnellen Implementierungspfad von Planview, um die neue Lösung für das Projektportfoliomanagement gleichzeitig an die individuellen Anforderungen anzupassen, zu implementieren und zu nutzen.

Trotz der Herausforderungen, die sich aus dem Lockdown und der Anordnung zur Heimarbeit ergaben, konnte Horizon Power die Implementierung virtuell mit den APAC Solutions Architects von Planview starten.

Die Verträge wurden elektronisch unterzeichnet, die Transformationsstrategie wurde über Videoanrufe festgelegt und Remote-Schulungen ermöglichten es dem Team von Horizon Power, sich effizient einzurichten.

Bis zu diesem Zeitpunkt hat das Unternehmen einen Flickenteppich aus Projektmanagementtools und manuellen Prozessen verwendet, um sein Portfolio zu verwalten. Um diese unternehmensweite Umstellung innerhalb von 12 Wochen zu ermöglichen, bestimmte Horizon Power eine Pilotgruppe, um die Lösung „sanft“ einzuführen und Teammitglieder langsam in das neue All-in-One-System einzuarbeiten.

Mit der Unterstützung von Planview war Horizon Power in der Lage, die umfangreichen Funktionen dieser Projektportfoliomanagement-Lösung zu nutzen, um zu verstehen, wie man Ressourcen am besten zuteilt und die teamweite Transparenz verbessert.

Dank einer zentralen Informationsquelle war Horizon Power in der Lage, Ungenauigkeiten in den alten Prozessen sofort zu erkennen und zu einer besseren Arbeitsweise überzugehen, die qualitativ hochwertigere Berichte und Erkenntnisse lieferte. Bis November 2020 war der Großteil der Projekte des Unternehmens in die Planview Lösung integriert und erfüllte die internen Erwartungen an eine schnelle Werterbringung.

Die Vereinfachung, Optimierung und Standardisierung von Prozessen war der Kern der Auswirkungen von Planview auf das Projektportfoliomanagement von Horizon Power.

Tatsächlich konnte das Unternehmen drei andere Tools, die Teil des Prozesses waren, außer Betrieb nehmen und auf eine einzige Lösung umsteigen, um das Projektmanagement in der gesamten Organisation zu standardisieren.

Coetzee erklärt: „Die Umstellung auf die Projektportfoliomanagement-Lösung von Planview hat zu einer Effizienzsteigerung geführt, da die Mitarbeiter nur noch den Umgang mit einer einzigen Lösung erlernen und diese verwenden müssen. Außerdem wurde eine zentrale Informationsquelle geschaffen, da alle Projektdaten über die BI-Performanceberichte erfasst und gemeldet wurden, wodurch die Projektleistung schneller gesteigert werden konnte.“

Horizon Power ist nun in der Lage, mehr als 200 Projekte in verschiedenen Abteilungen (Commercial and Business Development, Technology and Digital Transformation, Customer Experience, Finanzen und Corporate Services) mit Planview zu verwalten, mit einem Kapitalwert von 100 Mio. AUD. Dank einem zentralen Überblick steigert Horizon Power die Genauigkeit seiner Berichterstattung durch den Zugriff auf Echtzeitdaten, die dem Führungsteam vertrauensvoll und schnell übermittelt werden können. „Die Tatsache, dass wir jetzt den Earned Value (CPI und SPI) validieren können, ist ein großer Fortschritt. Anders als bei der eindimensionalen Verfolgung der Finanzperformance sind wir nun in der Lage, Probleme hinsichtlich der Projektleistung rechtzeitig zu erkennen“, erklärt Coetzee.

Dies ist besonders wichtig, wenn es darum geht, staatliche Berichtspflichten zu erfüllen, die oft eine schnelle Bearbeitung einschließen. Horizon Power ist nun in der Lage, diese Fristen einzuhalten und aussagekräftige Erläuterungen zu den vorgelegten Daten zu liefern.

Mit der klaren Übersicht über die Projekte und den standardisierten Lebenszyklen gibt es für Horizon Power viel Potenzial, um weiterhin von der Partnerschaft mit Planview zu profitieren. Das Unternehmen arbeitet daran, seinem Führungsteam zu ermöglichen, in das System einzutauchen und durch interaktive Dashboard-Analysen und Datenvisualisierungen Erkenntnisse in Echtzeit zu gewinnen. Außerdem möchte Horizon Power seine strategischen Kompetenzen erweitern, den organisatorischen Reifegrad erhöhen und einen Agile-Ansatz bei allen Projekten verfolgen, an denen das Unternehmen arbeitet.

Erfahren Sie, wie Ihre Organisation von den Planview Lösungen profitieren kann. Sehen Sie sich unter Planview.com/de/demos unsere On-Demand-Demos an.